Powyższe pytanie zadają sobie właściciele nowo powstałych firm transportowych oraz stali wyjadacze rynku. W transporcie wszystko zmienia się w zatrważająco szybkim tempie. Zmieniają się przepisy prawa, zmieniają się ceny paliw, ceny usług oraz zmienia się wielkość przedsiębiorstw. Pojawiają się nowe samochody, a wraz z każdym kolejnym powraca pytanie – jak rozliczać czas pracy kierowcy? Zlecić to na zewnątrz czy zakupić własny program?
Zalety rozliczania kierowców przez kancelarię transportową
Zawiłość i zmienność przepisów prawa, zwłaszcza na rynku międzynarodowym powoduje, że nie każdy przedsiębiorca ma czas na studiowanie zmian. Aby kompleksowo rozliczyć kierowców z czasu pracy aktualna wiedza jest niezbędna. Czasem warto powierzyć to zadanie profesjonalistom. Kancelarie transportowe specjalizują się tylko w tym wąskim obszarze prawa, obejmującego prawo transportowe i prawo pracy grupy zawodowej kierowców.
Szukając kancelarii transportowej dla swojej firmy, warto poznać szczegóły oferty oraz sprawdzić, jakie doświadczenie ma dana firma na rynku. Prawidłowe rozliczenie kierowców z czasu pracy to zabezpieczenie się ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz pozwów kierowców. Dlatego warto dopytać: czy kancelaria bierze na siebie odpowiedzialność za ewentualne błędy w rozliczeniu? Czy reprezentuje swojego klienta podczas kontroli? Reprezentacja podczas kontroli służb jest dla przewoźnika ważnym zapleczem moralnym. Mając po swojej stronie specjalistę od prawa, dużo prościej jest uniknąć błędów. W mniejszym stopniu przedsiębiorstwo jest też narażone na mandaty i kary finansowe.
Kancelaria transportowa – doradza i szkoli
Standardem współpracy z kancelarią transportową powinno również być doradztwo w zakresie przepisów dotyczących czasu pracy, rozliczania czasu pracy i płac kierowców. Braki wiedzy dobrze jest na bieżąco uzupełniać, gdyż za błędy przyjdzie nam słono zapłacić. Kancelarie transportowe mają z reguły w swoich ofertach szkolenia dla kierowców i kadry. Szkolenia takie są zazwyczaj dodatkowo płatne. Niemniej przeliczając koszt odświeżenia wiedzy pracowników w stosunku do spotkania z Inspekcją Transportu Drogowego i ewentualnych mandatów, myślę że nikt nie będzie miał najmniejszych wątpliwości, co się bardziej opłaca.
Outsourcing usług ewidencji czasu pracy kierowców oznacza dla właściciela lub kadrowej oszczędność czasu. A jak wiadomo, czas w biznesie jest na wagę złota. Rozliczenie jednego kierowcy w programie nie powinno zająć osobie z doświadczeniem więcej niż 5 minut, ale trzeba to doświadczenie mieć. I trzeba na bieżąco uzupełniać swoją wiedzę. Koszt tego typu usług wyceniany jest zazwyczaj indywidualnie. Liczy się wielkość floty i specyfika danej firmy – po jakich rynkach się porusza, czy potrzebuje rozliczać płace w krajach UE, itd.
Podsumowując, współpraca z firmą zajmującą się profesjonalnym rozliczaniem czasu pracy kierowców ma wiele korzyści. Należą do nich: doświadczenie, odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie kierowców, reprezentacja podczas kontroli, zaplecze moralne, doradztwo, szkolenia, oszczędność czasu, a przede wszystkim duże poczucie bezpieczeństwa dla właściciela firmy transportowej, który wie, że w razie kłopotów jest ktoś, kto mu pomoże.
Zalety rozliczania czasu pracy kierowców we własnym programie
Skoro rozliczanie czasu pracy przez kancelarie transportowe ma tyle zalet to czy ktoś w ogóle myśli nad zakupem własnego oprogramowania i zajmowaniu się tym samodzielnie?
Na forum internetowym etransport.pl jeden z przedsiębiorców pisze „Firma transportowa z 15 kierowcami. Stawiamy na rozwój, więc ilość będzie się zwiększać. Póki co rozlicza nam to firma zewnętrzna, ale przy takich ilościach przestaje się to opłacać”. Niższy koszt to główny argument, optujący za zakupem własnego oprogramowania. Na polskim rynku mamy dużą ofertę programów do rozliczania czasu pracy kierowców. Do najpopularniejszych należą: TachoSpeed, 4Trans TachoScan, 4Trans Rozliczenia, SuperTacho, TachoStudio. Niemniej sam zakup oprogramowania nie wystarczy – potrzebna jest jeszcze osoba, która będzie miała wystarczającą wiedzę do obsługi programu i zrobienia prawidłowych rozliczeń. Nie jest wymagane zatrudnienie dodatkowego pracownika. Czas potrzebny na kompletne rozliczenie jednego kierowcy to 5 minut, jeden raz w miesiącu. Obowiązki takie można powierzyć np. zarządzającemu transportem, kadrowej, księgowej.
Drugim istotnym argumentem przemawiającym za własnym oprogramowaniem to wiedza. Wiedza to potęga, wiedza daje przewagę. Nikt tak nie zadba o Twój biznes, jak Ty sam. Koszt internetowego kursu poświęconego rozliczaniu czasu pracy to wydatek w przedziale od 100 do 700 zł.
Co wybrać?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Każdy właściciel przedsiębiorstwa transportowego ma inne priorytety. Jeden będzie chciał zrobić ewidencje czasu pracy kierowców jak najmniejszym kosztem, inny postawi na oszczędność czasu, a jeszcze inny bezpieczniej poczuje się kiedy będzie miał za sobą zaplecze prawników. Inaczej sprawa wygląda, jeśli ktoś dopiero wchodzi na rynek i ma jeden samochód i jednego kierowcę, a inaczej gdy ktoś ma 30 kierowców. Jeśli sam szukasz odpowiedzi na to pytanie proponuje usiąść wygodnie w fotelu i zastanowić się, co dla Ciebie jest najważniejsze? Spisać na kartce bilans zysków i strat każdego rozwiązania. Odpowiedź nasunie się sama.